Hotellreceptionen, den plats där gästerna välkomnas och får sitt första intryck, har blivit ett juridiskt minfält. Detta bekräftades nyligen av en sanktion som utdömdes mot ett fyrstjärnigt hotell i Girona för att ha skannat en gästs pass och ID-kort i sin helhet vid incheckningen: 9 000 euro i böter, nedsatt till 5 400 euro efter frivillig betalning och erkännande av ansvar.
Nyheten, som publicerades av ConfiLegal, har fått genklang som en varning i hotellbranschen i Maspalomas, där tusentals internationella kunder varje dag visar upp sina dokument vid ankomsten. Det som tidigare verkade vara en harmlös rutin – att skanna ID-kortet eller passet eller till och med kopiera det för att ”dokumentera” – kan nu bli ett juridiskt huvudbry.
Den spanska dataskyddsmyndigheten (AEPD) har gjort sin tolkning tydlig: varken skanning eller kopiering av ID-kort är tillåtet om det innebär en överdriven insamling av uppgifter i förhållande till vad som krävs enligt kungligt dekret 933/2021, en förordning som reglerar överföring av uppgifter till säkerhetsstyrkor och säkerhetsorgan.
Gästens ansikte, föräldrarnas namn eller dokumentationsnummer är enligt myndigheten irrelevanta uppgifter som strider mot den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Nyckeln ligger i proportionaliteten.
I Maspalomas är problemet inte mindre. De flesta anläggningar, särskilt de i mellan- och högprissegmentet, arbetar med PMS-verktyg (Property Management Systems) integrerade med automatiska skannrar som förenklar datainsamlingen. Det är det snabbaste sättet att hantera en reception med 80 incheckningar en lördagsmorgon.
-”Detta förändrar spelreglerna”, erkänner driftschefen för ett hotell i San Agustín. ”Vi kommer att behöva konfigurera om systemen, utbilda personalen och se över varje välkomstprotokoll.”
Det är inte bara böterna som väcker oro. Det är också den rättsliga osäkerheten. När det gäller incheckning är gränsen mellan vad som är nödvändigt, användbart och olagligt tunnare än den verkar.
